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julio 16, 2019
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Consejos para mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo

Consejos para mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo

¿Qué es el tiempo? Es nuestro recurso más preciado, lo más valioso que poseemos. Es perecedero, irremplazable y no se puede guardar. Lo único que está en nuestras manos es gestionarlo de la mejor manera posible.

¿Te suenan las expresiones «no me da tiempo» o «no tengo tiempo»? Seguro que sí. Son el pan de cada día, sobre todo en el ámbito laboral. No obstante, muchas veces no es una cuestión de falta de tiempo, sino de una mala gestión del tiempo en el trabajo. Todos disponemos del mismo número de horas a la semana, por lo que depende de nosotros cómo gestionarlas.

La gestión del tiempo en el trabajo es fundamental para desempeñar una buena labor de manera eficiente. En términos generales, una buena gestión del tiempo en el trabajo resulta en un aumento notable de nuestra productividad, mejorando enormemente la calidad de nuestro trabajo. Al igual que sucede con la gestión del tiempo personal, una mala gestión del tiempo puede dar lugar a estrés y ansiedad.

En este post te contamos algunos consejos para mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo. ¡No te lo pierdas!

La planificación para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo

La planificación consiste en distribuir el tiempo del que disponemos de la mejor manera posible en actividades de más a menos valor. Toda buena planificación debe estar basada en objetivos realistas y prever plazos igualmente realistas y alcanzables. Recuerda, una mala planificación, tanto en el trabajo como en la vida, puede ser contraproducente y acabar agobiando y generando estrés.

Según el Principio de Pareto, tan solo el 20 % de nuestro tiempo contribuye al 80 % de nuestros resultados. El resto del tiempo suele dedicarse a resolver imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones… Por eso es fundamental planificar nuestro tiempo.  Para planificar bien, utiliza una buena agenda, ya sea física o electrónica, para organizar tu jornada laboral. Las agendas ayudan a reducir el estrés porque nunca se olvidan de nada… eso sí, hay que saber ir añadiendo y tachando tareas a medida que avanza la jornada. Pero, ojo, planificar no es llenar tu agenda de actividades a lo largo de todo el día. A veces, nos ocupamos de cosas y asuntos que son prácticamente irrelevantes en el resultado final. De hecho, muchas veces nos ponemos dichas actividades como excusa para no hacer otras más importantes que nos resultan incómodas y que son las que en realidad nos proporcionarían el 80 % de los resultados.

Otro aspecto fundamental de la planificación son los plazos. Según la Ley de Parkinson, una tarea crecerá en importancia y complejidad en relación con el tiempo asignado para llevarla a cabo. Cuando tengas que hacer algo, intenta ponerte un plazo limitado y realista. Es sorprendente cómo podemos convertir en montañas granos de arena, por el simple hecho de dedicarles demasiado tiempo. Así, cuanto menos tiempo se asigne a una tarea mejor será el resultado porque la concentración será mayor. No hablamos de trabajar deprisa, sino de trabajar concentrados. Debemos evitar la desconcentración.

La urgencia y la importancia en la gestión del tiempo en el trabajo

Una buena gestión del tiempo en el trabajo pasa por establecer prioridades. Pero, ¿cómo hacerlo cuándo todo es para ayer? Cuando hablamos de urgencia, nos referimos a aquellas actividades que requieren una acción inmediata, mientras que, cuando hablamos de importancia, nos referimos a aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. Según esta matriz, nos encontramos con cuatro posibles categorizaciones de nuestras actividades diarias:

  • IMPORTANTE Y URGENTE: Aquí cabrían asuntos de los que debes ocuparte ahora mismo. Algunos ejemplos son: gestión de crisis, problemas puntuales, plazos inamovibles, etc. A menudo, no son planificables.

  • IMPORTANTE, PERO NO URGENTE: se refiere a actividades como mejorar habilidades, cuidar las relaciones personales, prevenir enfermedades con chequeos médicos, etc. Es importante reconocer oportunidades para estas acciones y planificarlas, si las dejamos pasar surgen el estrés y la ansiedad. Las cosas importantes (no urgentes) requieren que seamos proactivos. Estas son las oportunidades que se nos presentan en la vida para conseguir lo que de verdad queremos conseguir para nosotros mismos.

  • NO IMPORTANTE, PERO URGENTE: aquí nos referimos a ese tipo de cosas que se imponen en tu día a día pero que carecen de relevancia y que rara vez son planificables: interrupciones, llamadas de teléfono, recepción de correos electrónicos… Las urgencias actúan sobre nosotros, nos marcan el ritmo, pero no siempre son importantes. Hay que saber reconocerlas. Y si no son importantes para tu trabajo, casi mejor intentar delegar estas tareas en otros para los que sí lo sea.

  • NI IMPORTANTE, NI URGENTE: nos referimos a actividades sin un objetivo definido. Básicamente, aquellas que nos hacen perder el tiempo. Evita hacerlas y mucho menos planificarlas. Hay que aprender a decir que no a tareas que no son ni importantes ni urgentes.

Ladrones del tiempo a evitar para una correcta gestión del tiempo en el trabajo

Un gran ladrón del tiempo es nuestra propia mente. Nos pasamos horas pensando en cosas y preocupándonos de cosas que ya han ocurrido o que nunca llegarán a ocurrir. Según algunos estudios, dedicamos el 8 % a problemas reales, el 10 % a problemas que no pueden simultanearse, el 12 % a temas de salud, el 30 % a problemas que han ocurrido ya y el 40 % a cosas que nunca ocurrirán. Es decir, utilizamos muy poco tiempo de manera eficiente.

Otro aspecto a evitar: el perfeccionismo. A cada tarea hay que dedicarle el tiempo adecuado. Ni demasiado poco (para evitar hacer una auténtica chapuza), ni demasiado, ya que lo único que conseguiremos es dedicar un tiempo precioso a mejorar muy poco el resultado final. Se trata de trabajar dentro de nuestra zona de eficiencia.

La comunicación ineficaz afecta muy negativamente a la gestión del tiempo en el trabajo. A menudo, la comunicación corporativa gira en torno al uso del correo electrónico. Te sorprenderías como un buen uso del correo electrónico puede mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo. Así, usar un buen antispam o darte de baja de las listas de distribución en las que no estés interesado puede cambiarte la vida. Se trata, en definitiva, de no recibir correos no deseados.

El desorden y la falta de disciplina personal deben evitarse para lograr una correcta gestión del tiempo en el trabajo. Esto también puede aplicarse a tu correo electrónico, así que te damos un consejo: organiza y archiva tus emails en lugar de dejarlos en la bandeja de entrada. Crea carpetas para ello. Una vez creadas, usa estas carpetas especiales para organizarte. Puedes tener por ejemplo una carpeta que se llame “Tareas pendientes”, otra que se llame “Tareas finalizadas” y otra que sea “Seguimiento”.

Esperamos que te hayan resultado útiles nuestros consejos sobre cómo organizar, gestionar y optimizar el tiempo. Queremos conocer tu opinión, así que te invitamos a que nos dejes un comentario. Además, si tienes cualquier duda o estás interesado en los servicios de Ubiqus, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

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