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GTI

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• Nuestro Paquete informático de gestión de eventos
• Principales funcionalidades

El grupo Ubiqus debe su tecnología en Paquetes informáticos de gestión a sus años de experiencia en la materia.

¿Nuestra solución? El programa GTI que facilita la gestión de las inscripciones en sus congresos, seminarios, acontecimientos deportivos, etc. GTI le permite incrementar de manera significativa el valor añadido de su organización, aumentar la rentabilidad y gestionar la información con facilidad. Si usted gestiona inscripciones individuales o de grupo en congresos/seminarios, incentivos y turismo de negocios, GTI está pensado para usted.

Nuestro Paquete informático de gestión de eventos

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Gestión del expediente de inscripción

La grabación de los datos de un expediente de inscripción conlleva automáticamente la preparación de una carta de confirmación, factura, bonos, asignación de habitaciones, lista de traslados…
El programa elabora para usted la lista de las acciones realizadas con las empresas, ayuda a planificar las tareas pendientes, actualiza la lista de los documentos dirigidos a sus interlocutores.
Usted puede así hacer el seguimiento, paso a paso, de la evolución de las inscripciones.

Gestión de las prestaciones y de la facturación

GTI se encarga de la gestión de las prestaciones ofrecidas a los participantes (como la base de datos de hoteles); mantiene actualizado el estado de las reservas de los hoteles, las características de las habitaciones reservadas, el índice de ocupación; edita la lista de asignación de habitaciones, etc.
Después de la preparación, GTI se encarga por usted de la edición de los saldos y de las facturas, ya sea de forma agrupada o individual, con o sin pago por un tercero, etc.
Los clásicos quebraderos de cabeza relacionados con el pago no son más que un recuerdo lejano.

Herramienta de seguimiento y de previsión

GTI es también una potente herramienta de CRM para el seguimiento de la relación con los futuros participantes. Permite a los encargados de proyecto gestionar mejor sus tareas, como las acciones sobre clientes potenciales, les indica la secuencia de las acciones necesarias para garantizar la buena marcha del expediente. Los recordatorios o las confirmaciones se inscriben de manera automática en la agenda pertinente.
Por otra parte, el programa permite crear cuadros de control, seguir las previsiones y el estado de la facturación.

Principales funcionalidades

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INSCRIPCIONES: GTI ayuda a los encargados de congresos y a los directivos a gestionar de forma dinámica las inscripciones y las prestaciones, así como a analizar las informaciones del congreso.

• Ficha individual (datos nominativos, histórico de participaciones).
• Tiene en cuenta a los acompañantes y a los grupos.
• Ficha de inscripción (elección del participante, gestión de Inicio, traslados, transportes, envíos, alojamiento…).
• Herramientas de consulta de las prestaciones y de los traslados.
• Asistente de gestión del expediente de inscripción: inserción, modificación y eliminación masiva de prestaciones en los expedientes de inscripción.

HERRAMIENTAS: Los encargados de los congresos y los directivos pueden realizar búsquedas para hacer consultas y elaborar listas.

• Búsquedas a partir de múltiples criterios.
• Selecciones y consultas rápidas.
• Exportación a Excel® para una eficacia máxima.
• Creación de informes recapitulativos.
• Ayuda a la realización de reporting (preguntas a partir de múltiples criterios, creación de gráficos…)

PRESTACIONES: GTI integra una arquitectura que permite crear todos los tipos de prestaciones que los encargados de congresos tienen que gestionar.

• Hacerse cargo del alojamiento, del transporte, de los programas y de los envíos.
• Gestión avanzada del establecimiento de los parámetros (compra, venta, presupuesto y consignación contable).
• Gestión de las existencias y de las opciones.
• Gestión de tareas múltiples.
• Gestión de las tarifas múltiples y de los catálogos de tarifas.
• Facturación o arras.

FACTURACIÓN: Módulo de seguimiento de las cuentas de clientes.

• Multiclientes facturables para una reserva.
• Facturación (pro forma, definitiva, anticipada, complementaria) en varias divisas y en varios idiomas.
• Gestión de vencimientos, de anticipos, edición de los justificantes de depósitos bancarios…
• Consulta simple de la cuenta del cliente (total facturado, total pagado, saldo...).
• Interfaz con su programa de contabilidad (terceros, analítico…).
• Campos personalizables.
• Gestión de los derechos de acceso de los usuarios.

CRM: Una herramienta sencilla y de fácil manejo para el seguimiento de la relación clientes/clientes potenciales.

• Fichas descriptivas de los clientes potenciales/clientes (datos personales, origen, información administrativa…).
• Direcciones múltiples, interlocutores múltiples.
• Memoria de las diferentes acciones comerciales realizadas (llamadas, correos, correos electrónicos…).
• Almacenamiento del contenido de los correos electrónicos y de los correos en la base.
• Lista de acciones realizadas o a realizar, por comercial, por cliente, de forma global…
• Correos directos personalizables (en Word).
• Herramienta de importación/exportación de empresas, personas e inscripciones.
• Campos personalizables.
• Gestión de los derechos de acceso de los usuarios.

PRESUPUESTOS: Una gestión caso a caso para el seguimiento de la rentabilidad.

• Fichero proveedores (direcciones múltiples, interlocutores múltiples…).
• Campos personalizables.
• Fichero prestaciones/artículos (precio por proveedor, sección y partida presupuestaria correspondientes...).
• Introducción de datos y edición de las órdenes de pedidos y de las facturas de los proveedores.
• Gestión de las ofertas, de los presupuestos para los negocios.
• Ficha de cotización de las prestaciones, seguimientos de las tareas comprometidas y realizadas.
• Estados presupuestarios de síntesis o detallados (por sección, por puesto, por servicio...).
• Interfaz contable de compras.
• Gestión de los derechos de acceso de los usuarios.

COMUNICACIONES CIENTÍFICAS: Gestión eficaz de la secretaría científica.

• Generación automática del sitio web del congreso científico.
• Gestión de las comunicaciones y de los informes.
• Gestión de los comités de lectura y aprobación.
• Gestión de los autores y de los coautores y de sus expedientes de inscripción.
• Organización de las exposiciones (logística, planificación).
• Gestión del expediente de presentación por Internet.